Итак, вы продали товар или оказали услугу в своем интернет-магазине, и теперь пришло время получить оплату. Отличные новости! Лучший способ запросить деньги — создать счет-фактуру, который позволит вашему клиенту или покупателю точно знать, сколько вы взимаете и когда должен быть произведен платеж.

Но что такое счет-фактура, как его создать и какую информацию нужно включить? Мы предоставим вам это пошаговое руководство по написанию счета-фактуры.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура, также называемый счетом-фактурой продажи, — это документ, выставляющий клиенту счет за продажу ваших продуктов или услуг. Счет-фактура устанавливает дебиторскую задолженность, которая обязывает покупателя оплатить. Думайте об этом как об официальном письменном соглашении между вами (продавцом) и вашим покупателем или клиентом (покупателем).

Счета также — отличный способ отслеживать доходы вашего бизнеса. Помимо поддержания порядка в ваших финансах, использование письменных счетов-фактур обеспечивает прозрачность и упрощает учет в период налогового сезона.

В чем разница между счетом и счетом-фактурой?

Технически ничего. Счет и счет-фактура относятся к документу, который используется, чтобы сообщить покупателю или клиенту, сколько денег они должны за продукт или услугу. Но основная разница между этими двумя терминами заключается в том, кто ссылается на документ.

Во-первых, давайте определим оба слова:

Определение счета

Ваша компания выставит покупателю счет с указанием продажи продуктов или услуг и суммы денежной задолженности, причитающейся взамен. Счет-фактура служит для:

Документирование бизнес-операции, требующей оплаты от клиента
Запросить оплату от клиента к определенному сроку
Ведет учет реализованных услуг и товаров для бухгалтерского учета.

Определение счета

Ваш клиент получает от вас документ, в котором указана сумма денег, причитающаяся в обмен на товары и услуги. Счет:

Сообщите клиенту, сколько он должен вам заплатить
Предоставляет вашему клиенту отчет об их расходах для использования в бухгалтерском учете.

Как видите, компании часто называют этот документ «счетом», в то время как покупатели получают «счет», в котором подробно указана их задолженность. Этот процесс работает следующим образом:

Шаг 1. Ваша компания отправляет счет вашему клиенту

Шаг 2. Клиент получает счет

Шаг 3. Клиент оплачивает сумму задолженности

Шаг 4. Наконец, ваша компания выставляет квитанцию-фактуру в качестве доказательства совершения платежа.

Каковы основные юридические требования к счету?

Если вы хотите составить подробный и профессиональный счет, необходимо указать множество важных деталей. Вот все, что должно включать ваш счет:

Название вашей компании. Официальное название вашей компании и ваш идентификационный номер налогоплательщика. Добавьте логотип своей компании, чтобы выглядеть более профессионально.

Имя вашего клиента. Укажите своего клиента, укажите его имя или название компании и идентификационный номер налогоплательщика.

Контактная информация. Укажите свой адрес и номер телефона, а также контактную информацию вашего клиента. Это особенно полезно в случае, если какой-либо стороне необходимо связаться.

Номер счета. Номер счета помогает отслеживать ваши счета, поэтому вы не перепутаете их.

(Совет для профессионалов: легко отслеживайте свои счета, используя сокращенную версию названия компании вашего клиента с тире, за которым следует месяц и год. Например: счет-фактура WIX-0520.)

Список услуг и затрат. Счет-фактура обычно содержит сведения о приобретенных товарах или услугах, а также цены и количество. Введите как можно больше подробностей, чтобы избежать путаницы. Например, если вы предоставляете услугу с почасовой оплатой, подробно укажите количество времени, затраченное на выполнение задачи. Включите отдельную строку для НДС или комиссий за банковский перевод (если применимо).

Даты. В вашем счете-фактуре должны быть указаны все соответствующие даты, включая день выставления счета-фактуры, дату продажи или оказания услуги, а также время, охватываемое счетом-фактурой (для периодических счетов-фактур). .

Общая сумма. Создайте четкую строку, показывающую всю сумму, которую ваш клиент вам должен. Общая сумма должна охватывать все продукты и услуги, включенные в этот счет. Не забудьте включить дополнительные сборы перед расчетом общей суммы.

Платежная информация. Укажите свою банковскую информацию, чтобы клиенты знали, как вам заплатить. Многие клиенты также используют сторонние платежные системы, такие как PayPal или Transferwise, которым требуется только адрес электронной почты, а не конфиденциальная информация, такая как ваши банковские реквизиты.

Правила и условия. Укажите согласованные между вами и вашим клиентом условия в каждом счете. Это может означать ваши тарифы, политику возврата/возврата, гарантии на продукцию, информацию о доставке и политику конфиденциальности.

Срок оплаты. Чтобы избежать путаницы в дальнейшем, напишите точно, когда вы ожидаете платежа. Будьте конкретны: напишите «31 мая 2021 г.». Не пишите «Срок исполнения через 30 дней».

Совет для профессионалов. Установите единые сроки для всех счетов, чтобы легко знать, когда ожидать получения денег. Как правило, ваш клиент должен заплатить вам в течение 30 дней с даты выставления счета, но вы можете сократить или продлить его в зависимости от характера вашего бизнеса и общей суммы задолженности.

5 советов, как сохранить профессиональный вид счета

Считайте счет-фактуру еще одним лицом вашего бизнеса. Счет-фактура — это профессиональный способ завоевать доверие к бренду, который позволяет клиентам понять, что им необходимо платить вовремя. Помните эти 5 профессиональных советов:

01. Добавьте брендинг

Добавьте свой логотип в счет-фактуру, чтобы сохранить единообразие вашего фирменного стиля. У вас еще нет? Создайте собственный логотип для своей компании с помощью конструктора логотипов.

02. Создайте или используйте шаблон счета

Создайте свой шаблон или используйте уже готовый. Затем сохраняйте единообразие структуры и внешнего вида ваших счетов, чтобы ваши клиенты могли легко их распознать и найти нужную информацию. Того же эффекта можно добиться, используя генератор счетов.

03. Проверьте орфографию и найдите ошибки

Это может показаться очевидным, но вы будете удивлены, узнав, сколько компаний этого не делают! Необходимость вносить исправления и повторно отправлять счета может испортить впечатление о вашем бизнесе в глазах клиентов. Поэтому дважды и трижды проверяйте свои счета на наличие ошибок перед отправкой.

04. Предлагайте несколько вариантов оплаты

Если вы хотите, чтобы ваши клиенты платили вовремя и быстро, можно предложить различные безопасные способы оплаты, включая цифровой кошелек, кредитную карту или банковский перевод.

05. Скажите спасибо

Всегда рекомендуется заканчивать счет словами «Спасибо за вашу работу». Не стесняйтесь быть искренними и рассказывать своим клиентам, что они для вас значат. Это может даже увеличить вероятность оплаты на 5 %.

Как создать счет с помощью генератора

К счастью, создать счет стало проще, чем когда-либо. Фактически, вы можете создать профессиональный счет за считанные минуты, используя бесплатный генератор счетов. Просто выполните следующие простые шаги:

Добавьте свою информацию
Опишите продукты или услуги, за которые вы будете взимать плату.
Завершить и отправить
Выдать квитанцию-фактуру

Шаг 1. Добавьте свою информацию

Укажите ключевые сведения как о вас, так и о вашем клиенте/заказчике:

Имя или название компании
Бизнес-сайт
Контактная информация, такая как телефон или адрес электронной почты
Почтовый адрес

Шаг 2. Опишите продукты или услуги, за которые вы взимаете плату

В разделе «Настройки счета» укажите номер счета, дату выставления и срок оплаты. Добавьте строку для каждого продукта или услуги с описанием. Затем добавьте:

Цена (или почасовая ставка)
Количество (или количество отработанных часов)
Скидка (если применимо)
Общий
Любые дополнительные примечания или условия

Шаг 3. Завершите оформление и отправьте

Генератор счетов Wix автоматически рассчитает общую сумму. Прежде чем отправлять, убедитесь, что вся информация верна. Когда вы будете готовы, вы можете отправить его по электронной почте своему клиенту или скачать.

Шаг 4. Выдайте квитанцию ​​об оплате

Как только ваш клиент завершит оплату, вы сможете получить квитанцию ​​о получении счета. Это поможет вам отслеживать все полученные платежи.

Как создать счет с нуля

Если вы хотите создать счет без помощи генератора, выполните следующие действия, чтобы создать счет с нуля:

Шаг 1. Откройте пустую таблицу

Откройте новую пустую таблицу с помощью такой программы, как Google Sheets или Microsoft Excel.

Шаг 2. Создайте фирменный заголовок счета

Добавьте заголовок в свой счет с информацией о вашем бренде и платежной информацией, включая:

Ваш логотип
Деловая контактная информация
Дата счета
Номер счета

Шаг 3. Добавьте информацию о клиенте

Укажите контактные данные вашего клиента, такие как название компании, имя соответствующего контактного лица, адрес, адрес электронной почты и номер телефона. Например:

Кому счет:

Название компании

Адресная улица, 555

Город, штат 55555

Шаг 4. Добавьте дату платежа

В верхней части счета укажите день, месяц и год платежа.

Шаг 5. Добавьте подробный список продаж

Здесь вы можете создать таблицу, в каждом столбце которой будут указаны конкретные предоставленные услуги и/или проданные товары, дата заказа, стоимость за единицу, количество проданных единиц и общая сумма к оплате. Обязательно укажите валюту. Например:

Шаг 6. Подсчитайте общую сумму

Включите последний столбец для расчета общей суммы к оплате по счету. Многие электронные таблицы сделают математические вычисления за вас, например, функция СУММ в Excel. Не забудьте в общей сложности обо всех соответствующих скидках, сборах за обслуживание или налоговых ставках.

Шаг 7. Добавьте платежные реквизиты

Добавьте соответствующую платежную информацию, например идентификатор PayPal. Для банковского перевода укажите свое имя, номер счета, IBAN (или код SWIFT), банк и адрес банка. Добавьте внизу личную пометку, например: «Спасибо, что сотрудничаете с нами!»

Шаг 8. Добавьте налоговую информацию

Добавление налоговой информации в счет имеет решающее значение для обеспечения соблюдения налоговых правил и обязательств как продавцом, так и покупателем. Включение налоговых подробностей, таких как сумма взимаемого налога, применяемая налоговая ставка и общая сумма налога к уплате, обеспечивает ясность финансовой операции. Такая прозрачность способствует доверию между сторонами и помогает предотвратить недопонимание или споры относительно налоговых обязательств.

Это также упрощает для предприятий точную отчетность и перечисление налогов в соответствующие органы, обеспечивая соблюдение налогового законодательства. Непредоставление налоговой информации может привести к штрафам или юридическим последствиям для бизнеса.

Пример счета

Для вдохновения ознакомьтесь с этим примером счета:

Готовы получать оплату за свой кровно заработанный труд? Создавайте профессиональные индивидуальные счета за считанные минуты с помощью нашего бесплатного генератора счетов.

Тамар Нево

Руководитель отдела электронной коммерции Wix.com

Тамар более десяти лет руководила продуктами в динамичных компаниях B2C и является признанным новатором в области электронной коммерции. Будучи руководителем отдела электронной коммерции в Wix.com, Тамар создает инструменты, которые позволяют использовать более 700 тысяч интернет-магазинов по всему миру.

Анонсы наших новых статей в Телеграме

Read More