Выгорание на собраниях — это реальность.

Поскольку календари заполнены как никогда, важно прорваться сквозь шум и донести четкое и целенаправленное сообщение, чтобы ваша встреча с SEO-клиентами выделялась среди других. 

Но сначала спросите себя: нужна ли это вообще встреча? 

1. Определите, необходима ли встреча

Прежде чем планировать, подумайте, можно ли эффективно осветить контент в электронном письме. 

Встречи, которые повторяются без четких целей или меняющейся повестки дня, часто становятся рутинными, а не полезными.

2. Определите цель, повестку дня и участников

Убедитесь, что у каждой встречи есть четкая повестка дня. Для повторяющихся сессий установите напоминания об обновлении повестки дня, чтобы она оставалась актуальной. 

Если вас пригласили на встречу без повестки дня, спросите о цели и уточните свою роль. Хорошая повестка дня должна включать:

Цель. Определите цель, будь то сбор отзывов или генерация идей.

Участники и роли. У каждого приглашенного должна быть четкая цель; если нет, пересмотрите свою посещаемость.

Материалы для предварительного чтения. Решите, будет ли полезно делиться материалами заранее или лучше подойдет живое обсуждение.

Рассмотрите возможность приглашения коллег, которые управляют другими соответствующими каналами, чтобы обеспечить комплексную, ориентированную на клиента стратегию.

3. Ставьте четкие цели «думай, чувствуй, делай».

В нашем агентстве мы начинаем каждую встречу с четкой цели, устанавливая цели «думай, чувствуй, делай».

В команде мы проводим мозговой штурм того, что мы хотим, чтобы клиент думал, чувствовал и делал, а затем объединяем эти идеи в единую четкую направленность. 

Это дает всем общее представление о том, как готовиться и проводить встречи. Например:

Подумайте: мы хотим, чтобы клиент думал: «Они действительно понимают нашу проблему SEO в сравнении с конкурентом X и имеют впечатляющий подход».

Чувство: мы хотим, чтобы клиент чувствовал себя энергичным и информированным, воодушевленным нашей новой стратегией и уверенным в представлении ее совету директоров.

Что делать: мы хотим, чтобы клиент поделился с советом директоров ключевыми моментами встречи, помогая заручиться поддержкой и подчеркивая необходимость действовать быстро.

Наличие общей цели обостряет наше внимание и помогает нам решить, какой контент подойдет. 

Без этого существует риск перегрузить клиента слишком большим количеством информации, и ему будет трудно что-либо сохранить.

Копайте глубже: как привлечь внимание ваших SEO-клиентов: 8 точек взаимодействия

4. Используйте язык, который находит отклик

При планировании встречи внимательно продумайте, кто будет в комнате, и соответствующим образом измените свой язык. В этом может быть разница между привлечением или отчуждением вашей аудитории. 

Легко запутаться в наших собственных аббревиатурах и инсайдерских фразах, но помните, что клиент может быть незнаком с этими терминами.

Использование языка клиента и последовательное сопоставление информации с конкретными бизнес-целями значительно упрощает поддержание его вовлеченности. 

Сосредоточьтесь на показателях, ориентированных на клиента, которые имеют неоценимое значение для создания стратегии, ориентированной на человека.

Наконец, создайте гостеприимную атмосферу, в которой участники будут чувствовать себя комфортно, задавая вопросы, даже те, которые они, возможно, не решаются задать в другом месте. 

Такая открытость способствует лучшему взаимопониманию и способствует продуктивному диалогу.

5. Учитывайте свою аудиторию

Настраивайте контент в зависимости от того, кто находится в комнате. Коллеги могут оценить детали, тогда как высшее руководство, скорее всего, оценит краткий стратегический обзор. 

Определите четкие роли в своей команде. Назначьте ведущего докладчика и подумайте о том, чтобы кто-нибудь в роли представителя клиента задавал уточняющие вопросы и поддерживал суть встречи.

6. Распределите роли в своей команде

При посещении собрания всей командой важно заранее определить роли. Решите, кто будет вести собрание, и определите любые дополнительные роли, которые могут потребоваться. 

Я всегда рекомендую назначить кого-нибудь, кто будет представлять точку зрения клиента — обычно это менеджер по работе с клиентами или директор. 

Роль этого человека — задавать вопросы, которые клиент, возможно, не решается озвучить, и переводить любой возникающий жаргон.

Позволив кому-то активно представлять клиента таким образом, вы помогаете создать безопасное пространство, где каждый чувствует себя комфортно, задавая вопросы, что способствует более четкому общению и более продуктивной встрече.

7. Сделайте его ориентированным на действие

Встреча без четких действий вряд ли будет успешной. При назначении ролей убедитесь, что кто-то из вашей команды отвечает за фиксацию этих действий. 

Перед закрытием просмотрите и подтвердите действия с группой, чтобы ничего не упустить. 

И наконец, поделитесь кратким описанием действий как можно скорее после встречи, чтобы все были согласованы и подотчетны.

8. Используйте поведенческие подсказки для достижения эффективных результатов

Как организатор встречи, вы четко представляете цель встречи и результаты, которых хотите достичь. 

Чтобы направить разговор к этим целям, рассмотрите возможность включения поведенческих подсказок. 

Например, если ваша цель — добиться согласия по новому стратегическому направлению, предоставьте убедительные данные и соответствующие социальные доказательства, такие как тематические исследования или мнения конкурентов, чтобы укрепить свою позицию.

Также может быть полезно заранее подготовить аудиторию. Заранее поделитесь ключевой информацией или проведите беседы перед встречей с влиятельными заинтересованными сторонами, чтобы заручиться поддержкой и подготовить почву для продуктивного обсуждения.

Копайте глубже: как построить прочные отношения с SEO-клиентами

9. Повышайте вовлеченность и интерактивность

Подумайте, как привлечь всех, исходя из стиля и цели встречи. 

Если это сеанс выработки идей, можете ли вы использовать физические или виртуальные стикеры для фиксации идей? Помогут ли секционные занятия в больших группах разделять и властвовать?

Если вы используете стикеры или доски (виртуальные или личные), рассмотрите способы ранжирования идей и достижения консенсуса в режиме реального времени, а не откладывайте принятие решений до последующих действий.

Такой подход помогает обеспечить активное участие всех и сделать ключевые выводы еще до окончания встречи.

10. Убедитесь, что каждый голос услышан

Начинайте каждую встречу с предложения каждому что-нибудь высказать, будь то быстрая проверка, краткое вступление или беззаботный вопрос, например, что они ели на завтрак. Этот небольшой шаг поощряет участие и помогает каждому чувствовать себя комфортно.

Квалифицированный модератор будет следить за динамикой речи, создавая пространство для более спокойных участников. 

В начале встречи спросите, чего каждый из участников надеется достичь. Отметив эти цели, вы сможете сохранить целенаправленность встречи, и вы сможете вернуться к ним в конце, чтобы убедиться, что они достигнуты. 

Мощный заключительный вопрос: «Что сегодня оказало на вас наибольшее влияние?» Это побуждает участников задуматься над своими ключевыми выводами и дает ценную информацию о том, что их заинтересовало.

Для повторяющихся встреч можно попросить участников оценить сеанс по шкале от 1 до 10. Это обеспечит регулярную обратную связь об эффективности встречи и поможет избежать ловушки непродуктивной рутины, которая может остаться неоспоримой.

11. Прогнозируйте результаты и препятствия

Если вы хотите достичь согласия или одобрения во время встречи, заранее подумайте о любых потенциальных препятствиях и приготовьтесь их устранить. 

Пока вы полностью поглощены вниманием аудитории, будьте готовы защищать свои идеи и немедленно решать проблемы. 

Решение проблем в режиме реального времени гораздо более эффективно, чем попытка вернуть их внимание в последующих действиях.

12. Практика для более крупных презентаций

Для более крупных презентаций подготовка имеет решающее значение. 

В дополнение к схеме «думай, чувствуй, делай» мы используем схему повествования «Пять И», чтобы создать убедительное повествование:

Инсайт – почему: каков контекст и почему клиента должно это волновать?

Идея – что: какова основная идея, какую проблему она решает и каково решение?

Реализация – как: какая тактика задействована и какие ресурсы необходимы?

Воздействие – что, если: каких результатов мы ожидаем?

Идеал – вывод: какой важный момент следует запомнить аудитории? Это центральная «стальная нить» всей встречи.

Для крупных встреч репетиция необходима. Подготовка слайдов — это только одна часть; реальное влияние заключается в том, как команда доносит послание. 

Практика помогает команде согласовать устное повествование, обеспечивая плавность и эффективность презентации.

Копайте глубже: освоение SEO-управления аккаунтами: рецепт успеха

Проведение целенаправленных и увлекательных встреч по SEO

Чтобы создать идеальный опыт проведения встреч, необходимо уделять внимание деталям, но по мере того, как эти методы войдут в привычку, они станут естественными и простыми в реализации.

Всегда рассматривайте встречу с точки зрения участников, стремясь сделать ее ценным опытом. Уважайте время людей, приглашайте только тех, кому действительно нужно быть рядом, и цените каждую минуту.

Поскольку на собраниях тратится так много времени, облегчение этого бремени с помощью хорошо структурированных, целенаправленных и увлекательных занятий имеет большое значение.

Когда встречи продуктивны, целенаправленны и инклюзивны, где каждый участник имеет четкую роль и чувствует себя услышанным, люди с большей готовностью принимают ваши приглашения.

Анонсы наших новых статей в Телеграме

Read More